Format des procès-verbaux au RDPRM et confidentialité du code de vérification
Le 23 avril 2002
À tous les notaires AVI
Rappel
Dernièrement, le RDPRM nous informait avoir reçu des procès-verbaux (PV) contenant des codes de fusion, lesquels proviendraient d'un logiciel de gestion de dossiers (Focus, Pro-Notaire, etc.).
Or, nous vous rappelons que les fichiers destinés au RDPRM doivent être en format Word et comporter l'extension de fichier.doc. (Vous référer à votre manuel de l'usager AVI reçu lors de votre formation).
De plus, ceux-ci nous faisaient également part de leur crainte que votre personnel ait accès au code de vérification du client. Nous vous rappelons que ce code est strictement confidentiel. Lorsque vous l'avez inscrit dans le PV, vous devez détruire toute copie papier contenant ce code et conserver le fichier électronique qui le contient de façon sécurisée (chiffrée).
Nous vous remercions de votre habituelle collaboration.
L'équipe de gestion de l'ICP notariale