Son évolution (phase III)
PHASE III : Le notaire à l'heure du commerce électronique
Cette dernière phase visait essentiellement à inciter le notaire informatisé à développer de nouveaux champs de compétence. La promotion de la signature numérique a encouragé les notaires à transiger de façon sécuritaire, confidentielle et légale avec leurs partenaires d'affaires et entre eux.
Depuis sa création, Notarius a efficacement soutenu l'intégration des nouvelles technologies dans les études notariales. Elle a aussi développé des projets majeurs afin de permettre aux notaires de tirer profit des nouveaux moyens de communication. L'Inforoute notariale et la signature numérique sont d'excellents exemples de réussite.
En mars 2000, la Confédération des caisses populaires et d'Économie Desjardins a donné mandat à Notarius d'implanter de nouvelles normes technologiques pour les prêts et les subrogations hypothécaires, tout en permettant aux notaires de jouer pleinement leur rôle d'officier public. Les données nécessaires au traitement du dossier hypothécaire devaient être accessibles via le site Intranet de Notarius et disponibles sur le réseau de commerce électronique de Bell (RCÉB) et par Internet. Suite au succès du projet-pilote chapeauté par Notarius, le Mouvement Desjardins a consenti au déploiement de ce projet à l'ensemble des caisses. Celui-ci, en cours depuis le printemps 2001, est mis en oeuvre par BCE-Emergis et l'Association professionnelle des notaires. À la demande de Desjardins, Notarius a conclu une entente avec BCE-Emergis afin que les fonctionnalités de la signature numérique soient intégrées à la plate-forme technologique de BCE et automatisées.
Compte tenu de la clientèle restreinte à laquelle s'adressent les logiciels de gestion d'études, force est de constater qu'il est difficile pour Notarius de soutenir le développement et l'entretien de ceux-ci. En septembre 2000, des décisions importantes ont été prises par la Chambre des notaires du Québec afin de redéfinir la mission de Notarius et de maintenir le développement technologique de la profession à la fine pointe. Parmi ces décisions, l'une d'elle fut de se départir des logiciels de gestion d'études et de donner à sa filiale technologique un nouveau mandat. L'avènement de ce nouveau virage conduit Notarius à concentrer ses efforts au développement de projets visant à assurer et à améliorer la capacité des notaires de communiquer et d'interagir efficacement avec leur environnement, à des fins d'affaires, par le biais de réseaux technologiques efficients et par l'optimisation de l'utilisation de la signature numérique.
La signature numérique de la profession notariale est mise à contribution par la réalisation du projet d'informatisation des bureaux de la publicité des droits, mise en oeuvre par les promoteurs Inforef (Notarius, Bell Canada, DMR Conseil Inc. et Iron Mountain Canada Corporation) amorcée à l'automne 2001. De même, par la mise en place de la plate-forme électronique destinée au traitement des dossiers immobiliers résidentiels et la transmission électronique des rapports de testaments et mandats à la Chambre des notaires.
C'est le 18 décembre 2001 que la firme Samson Bélair-Deloitte & Touche a annoncé l'enregistrement de Notarius à la norme ISO 9001-2000 après avoir conclu, aux termes d'un audit, qu'elle rencontrait toutes les exigences liées au système de qualité ISO 9001 : 2000, et ce, sans aucune non-conformité.
Sans aucun doute, cet enregistrement favorise l'amélioration de ses habilités, de ses processus organisationnels pour devenir globalement plus efficaces. La nouvelle norme de qualité ISO est essentiellement orientée vers la satisfaction de la clientèle; elle prévoit de plus une amélioration constante et évolutive du plan de qualité interne.
Dans ce parcours d'amélioration continue, Notarius est membre du Mouvement québécois de la qualité dans le but d'adopter les meilleures pratiques d'affaires visant à accroître la performance organisationnelle de l'entreprise.
En novembre 2002, Notarius soumettait sa candidature au Gala des affaires électroniques, le rendez-vous de l'excellence dans le domaine des affaires électroniques, commandité par IBM, Microsoft et Samson Bélair Deloitte & Touche. Cet événement, organisé par la Corporation Inderdoc, entreprise spécialisée en architecture de l'information, vise à honorer les entreprises qui, par leur créativité, leur savoir-faire et leur vision, se sont démarquées en utilisant des technologies dans le domaine des affaires électroniques.
Dans le cadre de ce concours, Notarius a présenté son ambitieux projet d'implantation de l'Infrastructure à clés publiques de la profession notariale dans la catégorie Innovation technologique. Cette catégorie récompense le fournisseur de solutions d'affaires électroniques qui a développé une solution particulièrement innovatrice d'un point de vue technologique. Notarius a remporté le prestigieux prix de sa catégorie. Ce prix représente pour toute l'équipe de Notarius et la Chambre des notaires du Québec, une récompense ultime à la hauteur de l'accomplissement de ses objectifs, soit de donner aux notaires du Québec un outil technologique stratégique leur permettant de transiger virtuellement avec leurs partenaires d'affaires, de façon sécuritaire et confidentielle. Cet honneur inscrit Notarius comme un leader dans le domaine des nouvelles technologies d'affaires.
Dans le cadre du Salon des technologies numériques, tenu au Palais des Congrès de Montréal les 15 et 16 avril 2003, avait lieu la 9e édition du MIM d'Or. Notarius était conviée à titre de finaliste au Gala des MIMs d’Or pour avoir soumis sa candidature dans la catégorie AFFAIRES ÉLECTRONIQUES: Solutions sécurisées pour son Infrastructure à clés publiques. Une fois de plus, Notarius est sortie gagnante de sa catégorie.
Le 24 mai 2003, l'expertise technologique de Notarius a fait l'objet d'une reconnaissance officielle au OCTAS 2003 suite à la nomination, dans la catégorie ''Sécurité et protection de l'Information'', du Ministère des Ressources naturelles pour son projet d'informatisation du Registre foncier, mené en partenariat avec les promoteurs Inforef, soit DMR Conseil, Bell Canada, Iron Montain Canada Corporation et Notarius. Cette catégorie reconnaissait toute organisation ayant implanté un projet de sécurité au niveau des systèmes d'information, permettant d'augmenter le niveau d'intégrité des données et des systèmes, la confidentialité de l'information et des transactions et la surveillance adéquate pour la protection de l'information, ce qui mettait particulièrement en relief les services de Notarius au sein de ce grand projet. Ce genre d'événement donne à Notarius une visibilité extraordinaire pour la promotion du Centre de Certification du Québec qui contribuera sans doute à l'expansion de celui-ci.
Notarius met à profit les connaissances technologiques acquises par l'ensemble des notaires dans le développement de projets de connexité. Elle détermine ses actions futures en fonction des besoins spécifiques de ses clients et expose son expertise technologique à des marchés potentiels.