24 février 2021
par Équipe des communications
Documents éducatifs

Pourquoi le PDF révolutionne le monde?

Selon le Petit Robert, « un PDF est un format de fichier permettant de conserver les caractéristiques d’un
document ». « Tel qu’imprimé », diront certains. Année après année, il est littéralement en train de révolutionner le monde de l’ingénierie, de l’architecture, du droit et d’autres domaines majeurs de
notre société. Pourquoi? Tour d’horizon.

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La naissance d’un standard

En 1991, John Warnock, le cofondateur d’Adobe, crée le PDF. Son but? Fournir à tous une solution pour fixer les documents électroniques afin de pouvoir les lire à partir de n’importe quelle application et système d’exploitation. Il ne le savait peut-être pas, mais il venait d’inventer l’un des plus grands standards informatiques.

Un document fait pour durer

Qu’est-ce qui le rend si unique? Et bien, lorsqu’on crée un PDF, on fixe bien sûr tout ce qui se trouve dans notre document comme les textes et les images, mais on peut aussi, et c’est très important, assurer sa pérennité dans le temps tout comme avec des documents papiers.

En effet, un PDF peut, contrairement à d’autres formats électroniques, préserver la lisibilité du contenu sans craindre le changement de plateforme ou les futures mises à jour.

C’est donc dire qu’il est désormais possible d’archiver nos documents sur des disques durs et le nuage au lieu de les enfermer au creux d’imposants classeurs.

Mais en plus de pouvoir être stable et durable, le PDF offre de garantir son intégrité en incorporant des certificats de signature électronique! Leur apposition est définie parles normes PAdES émises par l’Institut européen des normes de télécommunication (ETSI TS 102 778). En termes de fiabilité, il n’y a guère mieux.

Pour le fun : La popularité du PDF est surtout due au défunt fureteur Netscape Navigator qui fut un des premiers à offrir gratuitement la lecture des PDF.

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PDF signifie Portable Document Format
Grâce au PDF et à la signature numérique, non seulement il n’a jamais été aussi facile de partager du contenu, mais qui plus est, il n’a jamais été aussi facile d’en assurer son intégrité et ce, sur n’importe quelle plate-forme informatique!

Pour les Geeks : Non-répudiation d’un PDF Pour garantir la non-répudiation d’un PDF, on peut lui intégrer un certificat de signature électronique qui associe l’identité d’un signataire à l’empreinte numérique du PDF. Dans le cas où ledit PDF serait malencontreusement altéré après signature, son empreinte changerait et ne correspondrait plus à celle se trouvant dans le certificat.

Pour le fun : Il y a moins de 100 entreprises qui adhèrent à la certification Adobe Approved Trust List (AATL) dans le monde et Notarius est le seul membre canadien.

Une garantie de qualité partout sur le globe

De Londres à New York, tout comme pour l’ingénierie et l’architecture, le PDF répond à des critères de qualité universels. En effet, s’il a été longtemps sous l’égide d’Adobe, le PDF est maintenant un brevet ouvert régi par l’Organisation internationale de normalisation (ISO 19005 et ISO 32000).
Par conséquent, on trouve aujourd’hui des PDF dédiés à leur usage spécifique afin de mieux répondre aux attentes des industries qui les utilisent :

  • PDF/A pour l’archivage et les documents légaux;
  • PDF/X pour les imprimeurs et éditeurs;
  • PDF/UA pour les documents destinés aux utilisateurs avec des handicaps.

 

Le PDF/A est idéal pour l’archivage! Mais lequel choisir entre le PDF/A-1, 2 ou 3? 

- PDF/A-1 est le plus restrictif, car on ne peut pas lui intégrer de pièce jointe.
- Le PDF/A-2 est la deuxième itération. On peut lui joindre d’autres PDF/A et faire de la recherche textuelle.
- Le PDF/A-3 permet d’attacher plusieurs types de documents (vidéos, plans AutoCAD, etc.), mais sans pour autant garantir la lisibilité à long terme de ces pièces jointes. L’intégrité du PDF et des pièces jointes est néanmoins assurée.

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Pour le fun : Le Registre foncier du Québec accepte les PDF depuis plus de 20 ans.

Pour les Geeks : 0 cryptage -  Utilisé pour empêcher tout matériel restreint d’être vu, le cryptage va à l’encontre de la mission d’archivage du PDF/A. Ainsi, il ne peut pas être crypté parce que ce serait un obstacle à la visualisation et la conformité des informations.

Il transforme nos villes et nos institutions

À l’international, plusieurs professionnels, sociétés d’État et gouvernements utilisent déjà le PDF pour augmenter leur productivité et réduire d’importants coûts d’impression et de conservation.

Par exemple, un architecte peut dorénavant faire approuver des plans par des fournisseurs et des administrateurs municipaux en quelques clics, alors qu’avant ce processus pouvait prendre des semaines! 

Chez Notarius, nous recommandons le PDF/A-3 pour des raisons évidentes, car il agit comme un fichier autonome, c’est-à-dire que les polices de caractères et autres documents y sont encapsulés.

Nul besoin donc de posséder une connexion internet ou un logiciel externe pour le lire.

Mais ce qui le rend d’autant plus sûr, c’est qu’une fois une fois signé numériquement, le PDF/A ne peut pas être modifié sans laisser de trace. Ainsi, son contenu d’origine pourra toujours être restitué, requis exigé dans la plupart des lois et règlements sur les documents électroniques.

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Pour le fun : Aux États-unis, l’Université Harvard recueille les documents en format PDF/A, tout comme la Bibliothèque du Congrès et les Archives nationales

Des documents lisibles dans 100 ans

Avec l’avènement du monde numérique, il n’est pas étonnant que le PDF soit au centre de grands chantiers urbains et d’importantes ententes commerciales. En étant accessible et uniformisé partout sur le globe, il peut assurer, avec une signature numérique, une fiabilité juridique hors pair tout en étant aisément archivable.

Dans mille ans, il y a fort à parier que des archéologues fouilleront nos appareils en quête de plans d’urbanisme ou de textes de loi. Et disons qu’avec tout ce que le PDF offre, ils ne devraient pas avoir à se creuser la tête pour en révéler le contenu! 

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