La gestion de projet et la gestion des documents sont des piliers essentiels au sein des firmes d’ingénierie. Les cycles d’apposition de signatures et de sceaux professionnels peuvent avoir un grand impact sur le rendement global et la conformité de ces organisations.
Heureusement, la signature numérique professionnelle offre depuis des décennies des méthodes d’authentification avancées, assurant une sécurité renforcée par rapport aux processus manuels traditionnels. Ces méthodes numériques, adoptées à grande échelle, contribuent à la réduction des coûts et à une amélioration significative de la qualité de la livraison des projets d’ingénierie.
Voici 9 conseils éprouvés pour aider les gestionnaires de projet à déployer efficacement les signatures numériques et à piloter l’amélioration des processus de travail au sein de leurs équipes d’ingénierie, favorisant ainsi une meilleure coordination et une plus grande réactivité dans la conduite de leurs projets.
Gestion d’échéancier : considérer l’impact des signatures numériques
Le travail à distance a révolutionné le mode de travail des organisations et a prouvé que des outils de signature numérique efficaces peuvent assurer la non-répudiation des documents tout en réduisant la lenteur et les coûts associés à leur gestion, ce qui est crucial pour maintenir la continuité des affaires dans un environnement de travail de plus en plus décentralisé.
En utilisant les signatures numériques professionnelles CertifiO, émises par les ordres professionnels et associations d’ingénierie, d’architecture et de technologues canadiens, les professionnels peuvent optimiser leur travail, peu importe leur emplacement géographique.
Ces signatures numériques sont compatibles avec des lecteurs PDF tels que ConsignO Desktop, Bluebeam Revu et Acrobat Reader, facilitant ainsi la gestion d’équipe et la planification des calendriers de travail à distance, ce qui permet aux membres de collaborer efficacement autant depuis leur domicile que sur un chantier.
Évaluation facile : économies de coûts et réponses tangibles pour les processus de signature
Comme des milliers d’ingénieurs ont adopté la signature numérique professionnelle il y a plusieurs années, il est facile d’évaluer les économies réalisées en s’appuyant sur des données fiables. Les professionnels peuvent également consulter des experts pour obtenir des réponses précises et élaborer un plan d’intégration réaliste, ce qui facilite la transition vers des pratiques de travail numériques avancées.
De plus, avec les nombreuses études de cas, les gestionnaires de projet peuvent compter sur des exemples concrets pour légitimer leurs plans auprès de leur direction.
Évaluez maintenant vos économies possibles en quelques secondes.
Standardisation de l’image de signature et de sceau pour faciliter l’estampillage électronique
Le secret d’une transition numérique réussie pour les firmes est le logiciel de signature ConsignO Desktop. Depuis une vingtaine d’années, ce logiciel a évolué pour bien répondre aux besoins spécifiques des ingénieurs en ce qui concerne l’apposition de sceaux et de signatures numériques.
En utilisant ConsignO Desktop, les ingénieurs et leurs collaborateurs peuvent télécharger une image d’un sceau signé pour en créer un équivalent numérique. Les fonctionnalités de ConsignO Desktop permettent de choisir des positions spécifiques pour les dates et les motifs, assurant ainsi l’authentification des documents et leur conformité aux exigences réglementaires.
ConsignO Desktop : un lecteur PDF de signature numérique conçu pour la conformité
Attention! Tout le monde peut copier-coller une image de sceau prise sur Google ou prise en photo. Par conséquent, une image de sceau ne suffit pas pour assurer la non-répudiation de documents électroniques d’ingénierie!
Heureusement, en plus de pouvoir standardiser les images de sceaux électroniques, les gestionnaires de projet peuvent compter sur ConsignO Desktop pour assurer une meilleure gouvernance des enjeux de conformité. En effet, le logiciel permet aux ingénieurs d’apposer une signature numérique professionnelle en même temps qu’une image de signature et de sceau.
Il devient donc facile pour les différents professionnels comme les ingénieurs de se conformer à leurs pratiques réglementaires respectives.
En guise de rappel : les signatures numériques professionnelles sont des identités vérifiées cruciales pour préserver le caractère non répudiable de la documentation officielle et prouver la conformité aux bonnes pratiques réglementaires.
En effet, à la base, la signature numérique est un procédé cryptographique qui permet de détecter les modifications faites au document signé après la signature, assurant l’intégrité du document électronique. Les signatures numériques professionnelles incorporent l’identité civique et professionnelle au certificat de signature numérique. C’est le jumelage de ces deux principes qui assure le caractère non répudiable d’un document signé numériquement.
Encore une fois, une simple image de sceau n’assure pas l’intégrité et la non-répudiation d’un document électronique.
Création de modèles et efficacité de la signature numérique en lots
En optimisant les processus de signature grâce à l’élaboration de modèles pour les signatures numériques et les sceaux, l’efficacité est nettement accrue. Ces modèles, intégrés dans la gestion de projet, permettent d’éviter des manipulations répétitives. Les gestionnaires d’équipes administratives peuvent créer des blocs de signature sur des documents récurrents, tels que des plans au format A1 ou des rapports. Ensuite, ils peuvent sauvegarder le modèle et les partager avec leurs équipes.
Les modèles de signature, conçus pour une efficacité accrue, permettent aux équipes de signer numériquement une multitude de documents en différents formats, en appliquant leurs sceaux et signatures numériques de manière efficace et en traitant des lots de documents en seulement quelques secondes.
Pour accélérer encore plus les processus, ConsignO Desktop permet aux ingénieurs d’appliquer rapidement des signatures en lots sans même avoir à ouvrir le logiciel (via le clic droit dans un navigateur de fichiers). Cette approche permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de promouvoir l’uniformité et la conformité aux normes réglementaires dans les environnements numériques.
Application d’images de sceaux sur plusieurs pages et validation de signature numérique
Pour les documents comprenant plusieurs pages, ConsignO Desktop permet de catégoriser des blocs de signatures pour l’estampillage d’images de sceaux ou d’initiales, simplifiant le processus d’authentification des documents volumineux.
La finalisation de ce processus implique qu’un ingénieur applique une signature numérique invisible (certificat de signature), maintenant ainsi l’authenticité du document sans appliquer de visuel supplémentaire.
Les signatures numériques sont vérifiables dans la plupart des lecteurs PDF. L’apparence du sceau est significative, mais la signature numérique professionnelle sous-jacente fournit la réelle protection et assure l’intégrité du document. Lors de la vérification, le certificat numérique prouve l’identité du signataire, son droit de pratique, et l’intégrité du document.
Annotations : amélioration de la gestion des documents après signature
On l’oublie souvent, mais les processus de signature s’étendent au-delà de l’application initiale de la signature numérique. Les chefs de projet doivent s’assurer que les documents signés sont correctement reçus par les donneurs d’ouvrage, puis annotés, resignés et archivés. En utilisant divers lecteurs PDF, les directeurs de service et autres partenaires de projet peuvent annoter les documents sans compromettre l’authenticité fournie par les signatures numériques. Les signatures numériques subséquentes fournissent des couches supplémentaires d’authentification.
Cette approche assure un cycle de vie des documents transparent et une traçabilité, deux éléments cruciaux pour la responsabilité et la conformité réglementaire. Les fonctionnalités d’annotation permettent d’attribuer des modifications ou d’ajouter des informations supplémentaires, renforçant ainsi la responsabilité des parties prenantes.
Signature électronique de parties externes qui n’ont pas de signature numérique
Dans la gestion de projet, les gestionnaires sont souvent confrontés à la complexité des processus de signatures internes-externes, notamment lorsqu’il s’agit de documents contractuels tels que des demandes de dépassements de coûts, des ordres de changement, des accords de non-divulgation (NDA), des contrats de sous-traitance et des bons de commande, qui requièrent des cycles de signatures internes-externes rigoureux.
Pour de nombreuses organisations en ingénierie, l’adoption de ConsignO Cloud en complémentarité avec les signatures numériques professionnelles CertifiO facilite et accélère les processus d’authentification de documents.
ConsignO Cloud est une plateforme de signature électronique robuste permettant de faire signer à la fois les professionnels avec leur signature numérique et des parties externes à l’aide de la signature électronique à 2 facteurs d’authentification (p. ex. message texte + courriel).
De plus, la plateforme de signature électronique ConsignO Cloud offre un tableau de bord, des fonctionnalités de rappels automatisés et un journal d’audit protégé, assurant la non-répudiation des documents électroniques signés. Elle a été conçue pour faciliter le travail des administrateurs et des organisations devant respecter des exigences juridiques élevées, renforçant la validité des signatures électroniques.
Formation facile : des outils gratuits pour une migration numérique en douceur
L’efficacité prouvée de ConsignO Desktop et des signatures numériques professionnelles CertifiO, démontrée par le nombre substantiel de signatures de documents professionnels au quotidien (plus de 40 000), souligne l’importance de l’adoption numérique pour la compétitivité des firmes.
Les chefs de projet peuvent plaider en faveur de l’intégration de la signature numérique professionnelle, en mettant en avant les gains en efficacité, en coûts, en qualité, et en tirant parti des outils de formation gratuits à leur disposition.
La disponibilité des ressources gratuites, y compris des tutoriels et webinaires, facilite une transition numérique en douceur vers les nouvelles pratiques numériques. Les chefs de projet devraient tirer parti de ces outils pédagogiques pour mettre rapidement leurs équipes à niveau avec les innovations technologiques.
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Authentification numérique : rendement supérieur, risques de non-conformité minimisés
Au final, l’adoption des signatures numériques professionnelles et des outils comme ConsignO Desktop ou ConsignO Cloud a le potentiel d’optimiser radicalement l’authentification de plans et documents au sein des firmes.
Les chefs de projet peuvent planifier plus facilement les délais et les coûts, gérer les risques à la conformité et simplifier l’authentification de plans grâce à des fonctionnalités éprouvées comme la signature en lots. Ils peuvent également améliorer les processus de signature entre l’interne et l’externe. De plus, ils bénéficient d’outils de formation gratuits pour former leur équipe.
Les signatures numériques professionnelles révolutionnent la gestion de projet en surpassant les méthodes manuelles traditionnelles. Ces avancées technologiques favorisent la performance organisationnelle, tout en assurant l’intégrité et la non-répudiation des documents, éléments cruciaux pour assurer la confiance au sein de l’industrie de l’ingénierie.
En incorporant ces outils numériques, les gestionnaires de projet dans les firmes d’ingénierie peuvent définir de nouvelles normes d’excellence, faciliter la transition technologique pour leurs équipes et assurer un avenir compétitif et sécuritaire pour leur organisation.