Gouvernements et municipalités

Réussissez votre transformation numérique en accélérant la dématérialisation de vos documents officiels, tout en conservant un haut niveau de fiabilité juridique.

 
Dématérialisez les documents officiels gouvernementaux de façon juridiquement fiable et rentable

Vers un processus 100 % numérique

Pour jouir pleinement des bénéfices d’une organisation « sans papier », les gouvernements et municipalités doivent parvenir à dématérialiser leurs documents officiels de façon juridiquement fiable et rentable. Vos documents dits « officiels », tels que procès-verbaux, appels d’offres et décisions d’instances gouvernementales ou municipales, pourront être scellés numériquement afin d'assurer leur valeur juridique au même titre qu’un document original manuscrit.

De nombreux bénéfices

Productivité accrue

Simplifiez la gestion des signatures de vos documents et augmentez votre productivité.

  • Gérez le processus de signature en intégrant plusieurs documents et plusieurs signataires dans un même projet et évitez d’avoir à sans cesse « imprimer-signer-numériser » à chaque signataire!
  • Faites signer vos documents en quelques minutes; plus besoin d'envoyer vos documents par la poste!
  • Signez et assurez la pérennité de dizaines de documents en quelques secondes seulement.
  • Automatisez les processus de signature et de validation de signature pour accélérer la gestion de grands volumes de documents.

Format d’archivage à long terme

L’archivage électronique des documents officiels vous apporte des bénéfices importants en ce qui concerne la gestion du cycle de vie des documents. Nos solutions permettent d’assurer la pérennité de vos documents, puisqu’en les convertissant à la norme d’archivage PDF/A, vous avez l’assurance qu'ils pourront être ouverts, lus et authentifiés pendant plusieurs décennies.

La conformité à la norme PDF/A-3 vous permet également de joindre des fichiers de tout format, tels que des documents de support, plans, photos et enregistrements vidéo, et de protéger leur intégrité grâce à la signature numérique.

Authenticité, intégrité et fiabilité du document

Notre signature numérique permet de confirmer l’identité du signataire et, lorsque requis, son affiliation professionnelle, au moment précis de la signature. Elle vous assure également que le document signé n’a pas été modifié ni altéré par la suite.

Coûts et impacts environnementaux réduits

  • Réduit les coûts d’impression et de manipulation
  • Élimine les coûts d’envoi
  • Minimise les coûts d’archivage
  • Limite votre empreinte environnementale
 

Virage numérique à la ville de Vaudreuil-Dorion

Découvrez comment la ville de Vaudreuil-Dorion a fait pour améliorer la gestion et le suivi de ses échéanciers en permettant à ses partenaires externes de signer des documents électroniquement.

 

Des solutions adaptées à vos besoins

Signature numérique au nom de l'individu Signature numérique au nom de l'entreprise Outils de signature Outils de validation

Signez numériquement vos documents en respectant votre cadre réglementaire ou les requis de votre d'entreprise.

  • Vérification de l’identité numérique
  • Productivité accrue
  • Conformité au cadre réglementaire
  • Sécurité et fiabilité assurées
  • Réduction des coûts
  • Réduction de l'empreinte écologique

Complétez la phrase suivante :
Je suis un
Je travaille
Dans la province
Continuer

Signez numériquement vos documents PDF au nom de votre département ou de votre entreprise.

  • Authenticité assurée, détection de la contrefaçon, conformité respectée et productivité augmentée.

Deux options:

    • Signature apposée par un individu (généralement à l'aide de ConsignO ou des produits Adobe).
Signature pour départements
    • Signature apposée de manière automatisée par vos systèmes (généralement pour des volumes importants de documents).
Signature pour organisations

 

Préparez et signez numériquement vos documents

Notre gamme d’outils permet de préparer et de signer des lots de documents plus efficacement. Faciles à utiliser, nos solutions vous feront réaliser des gains d'efficacité tangibles.

  • Conformité assurée
  • Productivité accrue
  • Réduction des coûts
  • Transformation numérique réussie
  • Réduction de l’empreinte écologique

Vérifiez la fiabilité de vos documents

Vérifiez facilement et rapidement l’identité du signataire, de même que l’intégrité, l’authenticité et la pérennité de vos documents électroniques PDF, mais aussi de vos documents imprimés.

  • Productivité accrue
  • Validation de l’identité
  • Processus sécurisés
 
Questions & réponses

Quelle est la valeur juridique de mon document signé une fois imprimé?

Peu importe le support, l’important est la préservation de la même information. Pour valoir en preuve, au Québec, selon la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (L.Q. 2001, c. 32), il doit être prouvé que l’intégrité de l’information a été maintenue tout au long de son cycle de vie. En d’autres mots, le contenu de la version imprimé doit demeurer identique à sa version électronique originale signée numériquement pour conserver sa valeur légale. Le même principe s’applique à l’inverse, par exemple, si la version originale papier est numérisée et envoyée par courriel. Il faut préserver l’information dans son intégralité et s’assurer qu’elle n’est pas falsifiée ou modifiée par des mesures de protection comme par une signature numérique, un sceau électronique, l’horodatage, etc. De telles mesures nous assurent de pouvoir retracer s’il y a eu des modifications apportées au document.

Les signatures numériques de Notarius sont-elles reconnues partout dans le monde?

Les signatures numériques de Notarius sont utilisées pour signer des documents officiels et répondre aux standards de nombreux pays. Toutefois, chaque juridiction peut avoir des exigences particulières à remplir afin qu’une signature soit reconnue. Par exemple, en France, de nombreux organismes ne reconnaissent que les autorités de certification françaises. Aux États-Unis, les exigences relatives aux documents techniques se limitent principalement à l’aspect technologique et non à un fournisseur ou à une norme. À ce titre, les signatures numériques de Notarius satisfont ou surpassent les exigences minimales pour l’ensemble des États-Unis. Il est important de vérifier les exigences locales liées aux signatures numériques auprès des destinataires avant de soumettre des documents signés qui utilisent des signatures numériques de Notarius. Bien sûr, d’autres considérations doivent être prises en compte avant d’entreprendre un virage numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour planifier une séance de travail afin d’en discuter plus en détail.

Pourquoi les signatures numériques de Notarius sont-elles reconnues comme des signatures de confiance par les organismes gouvernementaux?

Les signatures numériques ne sont pas toutes émises et contrôlées de la même façon. Les gouvernements ont tendance à limiter le nombre d’autorités de certification qu’ils reconnaissent et autorisent. Des directives strictes sont établies et font l’objet de contrôles afin de s’assurer que l’autorité de certification approuvée a les technologies, les mesures de sécurité, les politiques et les processus permettant de garantir l’identité des signataires. Notarius a été fondée dans les années 1990 par la Chambre des notaires du Québec dans le but d’établir une autorité de certification de qualité gouvernementale reconnue par le Registre foncier du Québec. Encore aujourd’hui, très peu d’autorités de certification tierces sont autorisées à émettre
des signatures numériques de confiance dans le cadre d’interactions avec des organismes gouvernementaux. Notarius est la seule autorité de certification tierce reconnue par plusieurs gouvernements provinciaux au Canada.

Les signatures numériques sont-elles sûres? Peuvent-elles être piratées?

Les signatures numériques sont basées sur la cryptographie, qui a vu le jour dans les années 1970 et qui est encore aujourd’hui considérée comme la norme pour assurer la sécurité de différents types de données.
Les signatures numériques et leurs dérivés cryptographiques sont utilisés dans nos vies quotidiennes afin de protéger sites web, communications, documents et transactions financières. Si des signatures numériques devaient être « piratées », le premier cas d’attaque serait probablement lié au secteur financier, militaire ou gouvernemental. Un simple document PDF signé serait le dernier souci d’un pirate informatique.

Que se passe-t-il lorsque j'imprime un document PDF « original »?

La version imprimée est une copie. Rien de plus. Vous pouvez produire un document électronique original en un ou deux exemplaires et en faire de nombreuses copies. Même chose si vous scannez un document papier au format PDF : ce PDF n’est qu’une copie. L'essentiel est de pouvoir produire un document original et de pouvoir en faire des copies. Une signature numérique vous permet de produire un document original au format électronique.