Au fil des années, ConsignO Desktop est devenue la référence en matière de logiciel de signature numérique professionnel. Pourquoi? Parce qu’il a été spécialement conçu pour faire économiser temps et argent en toute conformité.
En tenant compte de ces 7 conseils et des lignes directrices de votre ordre, vous pourriez optimiser vos cycles de signature numérique au maximum!
1. Créez et appliquez des modèles
Si vous signez répétitivement le même type de documents comme des rapports ou des plans, profitez-en pour créer des modèles. Vous pourrez les appliquer ensuite rapidement sur tous les documents semblables dans le futur en un temps record et éviter des manipulations redondantes.
Par exemple, 3 sceaux sont nécessaires sur un plan au format A1? Vous n'aurez qu'à glisser le modèle sur le document et toutes les zones seront appliquées au bon endroit, aux dimensions souhaitées. De plus, vous pourrez appliquer ces modèles sur plusieurs documents en une seule manipulation.
2. Signez vos documents en lots
C’est probablement la fonctionnalité de ConsignO Desktop la plus appréciée de l’industrie. Une fois vos modèles appliqués, vous pouvez signer numériquement des centaines de documents en quelques secondes.
L’opération peut se faire de plusieurs façons dans ConsignO Desktop ou bien directement dans votre explorateur de fichiers à partir du clic droit. Si vous utilisez des réseaux partagés, chaque intervenant pourra très rapidement authentifier de documents.
Au sein de plusieurs firmes, c’est une pratique largement adoptée.
3. Utilisez l'estampillage pour apposer vos images de sceaux sur plusieurs pages
Si vos documents comptent plusieurs pages et que vous devez mettre différents aspects de sceaux ou signatures un peu partout, tirez parti de l'estampillage.
C’est une fonctionnalité de ConsignO Desktop qui applique une image de signature ou de sceau sans toutefois signer numériquement. En quelques clics, paraphez avec vos intiales des dizaines de plans et ajoutez l’image de votre sceau dans les espaces requis.
Par la suite, il vous suffira de signer numériquement à l’aide d’une signature invisible pour protéger l'intégrité de vos documents. C’est une pratique toute simple qui ne prend que quelques essais pour être maîtrisée. Vous sauverez un temps fou!
4. Signez numériquement vos assemblages pour vous protéger de la fraude
Si pour faciliter la circulation de vos documents, vous fusionnez vos PDF signés pour créer des assemblages, gardez à l’esprit que cet assemblage n’est qu’une copie des fichiers signés. Vous verrez vos aspects de signatures et de sceaux, mais celui-ci ne sera pas signé numériquement.*
Pour protéger cet assemblage de la fraude et lui donner une valeur légale, prenez le temps de le signer à l’aide d’une signature numérique invisible. De cette manière, le document assemblé pourra circuler en toute sécurité entre les parties concernées.
N’oubliez pas, tous les signataires des documents originaux doivent signer à l’aide d’une signature numérique invisible pour accorder une valeur d’authenticité à l’assemblage.
*La fonctionnalité de fusion dans ConsignO Desktop conserve les aspects de sceaux contrairement à d’autres lecteurs PDF.
5. Authentifiez vos fichiers DWG, XLS, JPG en les mettant en pièces jointes
- Les informations de projet et de contact
- Une liste des pièces jointes
- Un paragraphe certifiant l’authenticité des pièces jointes
- Une image de sceau et de signature conformément à vos lignes de pratique
Puis, convertissez cette page au format PDF/A-3 dans ConsignO Desktop et mettez les fichiers 3D à authentifier en pièces jointes. Il ne vous restera qu’à signer le tout numériquement.
Cette pratique est aussi possible avec tous types de fichiers électroniques. Une fois extraites, les intervenants pourront consulter les pièces jointes sans porter atteinte à celles contenues dans le PDF/A-3 authentique.
Par exemple, si vous devez convertir au format PDF/A, appliquer des modèles, signer numériquement et enregistrer vos documents signés à un emplacement précis, et bien vous pouvez le faire en une seule étape facile avec les actions combinées!
C'est vraiment la fonctionnalité qui rationalise au maximum les cycles de signature professionnels.
7. Travaillez directement dans votre explorateur de fichiers
Si vous avez déjà accès à vos fichiers dans votre explorateur, pourquoi ouvrir ConsignO Desktop? Pour signer encore plus vite, il vous suffit de sélectionner vos documents prêts à signer et de cliquer droit.
Si vous supervisez de nombreux projets, il vous sera facile de valider les signatures, le nombre de signataires et l’intégrité des documents. En un clin d’oeil, vous pourrez identifier les documents signés de ceux qui ne le sont pas.
Alliez performance et conformité
En suivant ces 7 conseils efficaces, vous éliminerez de nombreuses tâches répétitives et simplifierez grandement vos processus d’authentification. Vous pourrez tirer le meilleur parti de votre signature numérique professionnelle afin de vous concentrer sur votre pratique, pas sur la paperasse.
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